Moni
meistä on vuosien varrella kerännyt roppakaupalla tietoja
suvustaan. Tietoja on vaihtelevissa paikoissa. On paperille
kirjoitettuja muistiinpanoja, tietokoneelle tallennettuja
dokumentteja, valokuvia ja sukututkimusrekistereitä. Parhaimmillaan
sukutietoa on kerätty 40 – 60 vuotta, itsellänikin sitä on yli
40 vuoden ajalta. Mitä tapahtuu, kun sukututkija lähtee
intiaanikielellä ”paremmille metsästysmaille”? Onko koko
elämäntyö vaarassa hävitä, mikäli jäljelle jäävät
sukulaiset tai muut läheiset ja ystävät eivät ymmärrä
dokumenttien arvoa jälkipolville? Riski on todella suuri, sillä
harvoin lähipiiristä löytyy ihminen, joka olisi yhtä innostunut
ja kiinnostunut suvun vaiheista. On suuri vaara, että mahdolliset
paperidokumentit ja valokuvat joutuvat roskalavalle. Nuorempi väki
toteaa, että ”lähtijän” tietokone on niin vanha, ettei siitä
ole mitään hyötyä, ja niin sekin menee kierrätykseen kaikkine
tietoineen.
Yllä
olevaa uhkakuvaa emme halua toteutuvaksi, mutta mitä voimme tehdä,
jotta se ei toteutuisi?
- Voimme tehdä testamentin, jossa kerromme, mistä sukututkimustietomme löytyvät. Voimme määrätä, että niitä säilytetään joko lähipiirissä tai jonkun sukuseuran tai sukututkimusyhdistyksen huomassa. Tällainen testamentti kannattaa tehdä jo varhaisessa vaiheessa, mehän emme tiedä, milloin tulee meidän aikamme lähteä metsästämään.
- Kun olemme harrastaneet sukututkimusta, meillä on varmasti muitakin tuttuja sukututkimuskentällä, joiden kanssa voimme jakaa tutkimuksemme tuloksia. Jakaminen kannattaa tehdä nyt! Jos sukutiedot ovat tietokoneella, voimme jakaa niitä helposti erilaisten palveluiden kautta. Jos tieto on vain paperilla, voimme skannata ja tallentaa sen digitaaliseen muotoon. Digitaalinen tieto voidaan tallentaa moneen paikkaan tai jakaa monelle muulle, jotta tieto säilyy, vaikka meille itsellemme kävisi miten tahansa. Pitää vain muistaa kertoa jälkipolville, missä tieto on, ja antaa myös tallennuspaikan osoitetiedot sekä palvelun tunnukset ja salasanat.
Muutamia
hyviä tallennuspaikkoja
Dropbox on suosittu tallennuspaikka.
Sinne voi luoda hakemistoja, jotka voi jakaa useammalle henkilölle.
Peruspalvelu sisältää tietyn määrän tallennustilaa ilmaiseksi
ja lisää tilaa voi ostaa hyvin edullisesti. Dropbox-hakemistoja voi
helposti jakaa muille käyttäjille, jolloin omassa Dropbox-kansiossa
tapahtuvat muutokset päivittyvät muillakin, joille olet jakanut
kansion.
GoogleDrive toimii samaan tapaan kuin yllä
oleva. Samoin toimii myös Box ja moni muu, esimerkiksi Microsoftin SkyDrive. Lisäksi on olemassa puhtaita varmistuspalveluita, kuten Mozy.
On
tietysti erittäin tärkeätä, että joku lähipiirissäsi tietää
toiveesi säilyttää sukutiedot jälkipolville ja tuntee myös
yhteystiedot, tunnukset ja salasanat näihin palveluihin. Meillä
kotona tämä hoituu siten, että ylläpidän pitkää dokumenttia,
jossa on kaikki tarvittavat tunnukset ja salasanat sekä niihin
liittyvät kirjautumisohjeet. Tämän dokumentin tulostan määräajoin
muutamille luottohenkilöille siltä varalta, että minulle sattuisi
jotakin. Dokumentti ei sijaitse PC:llä tai läppärillä, joka on
kytketty nettiin.
Yllä
mainitut palvelut toimivat kaikki ”pilvessä” eli netissä, joten
jos oma läppärisi tai PC:si sanoo sopimuksen irti, niin tiedot saa
palautettua netistä siitä palvelusta, jonne olet ne tallentanut.
Sinun pitää vain asentaa palvelun asiakasohjelma uudelle koneellesi
ja kirjautua palveluun tunnuksillasi ja koneesi ja palvelun välinen
synkronointi alkaa. Jonkin ajan päästä tiedot löytyvät taas
koneeltasi.
Valistunut
käyttäjä kyselee seuraavaksi, mitä tehdä, kun sukuohjelmisto
tallentaa tiedot hakemistoon A, toinen käyttämäni ohjelma
tallentaa hakemistoon B, mutta Google Drive onkin hakemistossa C.
Pitääkö aina ensin kopioida A- ja B-hakemistot hakemistoon C,
jotta ne tulisivat varmistetuiksi? Vastaus on kyllä ja ei. On
olemassa lukuisia ilmaisohjelmia, joilla mainitut toimenpiteet
voidaan automatisoida tehtäviksi esimerkiksi muutaman kerran
päivässä tai harvemmin riippuen siitä, kuinka paljon muutoksia
itse tekee ja kuinka tuoreen kopion haluaa varmistaa. Eli monenko
tunnin työ on varaa menettää.
Esimerkkiohjelma,
jolla synkronoinnin voi hoitaa, on FreeFileSync, jonka kotisivu löydät täältä. Samantapaisia on useita muitakin.
Mitkä
tiedostot pitää varmistaa?
Yleispitävä
sääntö on, että vain datatiedostot pitää varmistaa. Ei siis
ohjelmia, koska ne pitää joka tapauksessa asentaa uudestaan uudelle
koneelle. Ohjelmien asennus-CD/DVD-levyt olet tietysti pannut hyvään
talteen, samoin kuin ohjelmien aktivointiavaimet, jotka olet saanut,
kun ohjelmat ostit. Jos ostit ohjelmat netistä ja itse latasit
asennustiedostot, niin ne pitää varmistaa. Tällöin useimmiten
asennusavaimet tulevat sinulle sähköpostissa. Tulosta tai tallenna
nämä sähköpostit ja lisäksi voit laittaa ne myös
varmistushakemistoon.
Datatiedostoja
on useita erilaisia, alla ei ole missään nimessä lueteltu kaikkia.
Useimmiten tiedostot tunnistaa tiedostopäätteestä, esimerkiksi
- .doc, .docx tai .rtf Microsoft Word -dokumentti
- .xls tai .xlsx Microsoft Excel -dokumentti
- .txt tekstidokumentti
- .jpg, .gif, .bmp, .tif, .png - kuvatiedostoja on näiden lisäksi useita muita
- .ged GEDCOM-tiedosto eli siirtotiedosto, jota käytetään sukututkimusohjelmien välillä
Kaikki
modernit sukututkimusohjelmat osaavat luoda GEDCOM-muotoa, ja
suosittelen, että aina silloin tällöin teet omasta ohjelmastasi
GEDCOM-tiedoston, jonka sijoitat varmistushakemistoon. Tämä sen
takia, että voit jatkaa tutkimustasi jollain toisella
sukututkimusohjelmalla, jos käyttämäsi ohjelma poistuu
markkinoilta.
Miksi
ei ulkoinen kovalevy tai muistitikku?
Omat
kokemukseni sanovat ei. Minulla on ainakin neljä ulkoista levyä
vuosien varrella sanonut sopimuksensa irti, eivätkä muistitikut ei
ole paljoa varmempia. Lisäksi niitä on helppo hukata. Vaikka
nykyään varmistan kaiken tärkeän ”pilveen”, käytän toki
sekä tikkuja että ulkoisia levyjä. Levyjä on aina vähintään
kaksi, ja niistä on varmistukset netin ulkopuolella. Jos toinen
lakkaa toimimasta, se korvataan heti uudella levyllä, jonne
siirretään kaikki, mikä on ehjällä levyllä.
Lisäksi
voin mainita, että kuva-arkistomme, jossa on kymmeniä tuhansia
kuvia, on vielä paremmin varmistettu. Se on kaikilla talouden
koneilla, ja kaikilla talouden ulkoisilla levyillä. Aina kun kamera
tyhjennetään, se tyhjennetään jokaiseen tallennuspaikkaan. Ehkä
vainoharhaisuutta, mutta tämä on ollut jokusen kerran kuvien
pelastus.
Vielä
yksi tärkeä seikka huomioitavaksi. Älä säilytä kaikkia koneita
ja kovalevyjä samassa paikassa! Jos taloasi/mökkiäsi kohtaa
onnettomuus, vaikkapa tulipalo, niin kaikki tuhoutuu. Meillä on
varmistuksia myös muissa paikoissa. Toki ne päivitetään
harvemmin, mutta kuitenkin. Tämä on myös yksi hyvä syy hankkia
varmistustilaa ”pilveen”.
Mitä
tämä maksaa?
Oikeastaan
hävyttömän vähän siihen nähden, minkä työn takana kerätty
tieto on. Esimerkiksi pilvipalvelusta otan Google Driven, jossa saa 5
Gt tilaa ilmaiseksi, ja sen kasvattaminen 20 gigatavuun maksaa alle 3
€ / kk. Hinta-tilasuhde vain paranee, mitä suuremman tilan ostaa.
Ulkoisten kovalevyjen hinnat ovat myös laskeneet, nyt voi jo saada 1
teratavun levyn noin 100 eurolla, 1 teratavu on sama kun 1000
gigatavua.
Tähän
loppuu pelottelu tällä kertaa.
Lasse
Holm