Älä unohda VARMISTUSTA!

Tänään puhumme elämäntyömme eli sukututkimuksen tulosten säilyttämisestä jälkipolville.

Moni meistä on vuosien varrella kerännyt roppakaupalla tietoja suvustaan. Tietoja on vaihtelevissa paikoissa. On paperille kirjoitettuja muistiinpanoja, tietokoneelle tallennettuja dokumentteja, valokuvia ja sukututkimusrekistereitä. Parhaimmillaan sukutietoa on kerätty 40 – 60 vuotta, itsellänikin sitä on yli 40 vuoden ajalta. Mitä tapahtuu, kun sukututkija lähtee intiaanikielellä ”paremmille metsästysmaille”? Onko koko elämäntyö vaarassa hävitä, mikäli jäljelle jäävät sukulaiset tai muut läheiset ja ystävät eivät ymmärrä dokumenttien arvoa jälkipolville? Riski on todella suuri, sillä harvoin lähipiiristä löytyy ihminen, joka olisi yhtä innostunut ja kiinnostunut suvun vaiheista. On suuri vaara, että mahdolliset paperidokumentit ja valokuvat joutuvat roskalavalle. Nuorempi väki toteaa, että ”lähtijän” tietokone on niin vanha, ettei siitä ole mitään hyötyä, ja niin sekin menee kierrätykseen kaikkine tietoineen.

Yllä olevaa uhkakuvaa emme halua toteutuvaksi, mutta mitä voimme tehdä, jotta se ei toteutuisi?

• Voimme tehdä testamentin, jossa kerromme, mistä sukututkimustietomme löytyvät. Voimme määrätä, että niitä säilytetään joko lähipiirissä tai jonkun sukuseuran tai sukututkimusyhdistyksen huomassa. Tällainen testamentti kannattaa tehdä jo varhaisessa vaiheessa, mehän emme tiedä, milloin tulee meidän aikamme lähteä metsästämään.

• Kun olemme harrastaneet sukututkimusta, meillä on varmasti muitakin tuttuja sukututkimuskentällä, joiden kanssa voimme jakaa tutkimuksemme tuloksia. Jakaminen kannattaa tehdä nyt! Jos sukutiedot ovat tietokoneella, voimme jakaa niitä helposti erilaisten palveluiden kautta. Jos tieto on vain paperilla, voimme skannata ja tallentaa sen digitaaliseen muotoon. Digitaalinen tieto voidaan tallentaa moneen paikkaan tai jakaa monelle muulle, jotta tieto säilyy, vaikka meille itsellemme kävisi miten tahansa. Pitää vain muistaa kertoa jälkipolville, missä tieto on, ja antaa myös tallennuspaikan osoitetiedot sekä palvelun tunnukset ja salasanat.

Muutamia hyviä tallennuspaikkoja

Dropbox  on suosittu tallennuspaikka. Sinne voi luoda hakemistoja, jotka voi jakaa useammalle henkilölle. Peruspalvelu sisältää tietyn määrän tallennustilaa ilmaiseksi ja lisää tilaa voi ostaa hyvin edullisesti. Dropbox-hakemistoja voi helposti jakaa muille käyttäjille, jolloin omassa Dropbox-kansiossa tapahtuvat muutokset päivittyvät muillakin, joille olet jakanut kansion.

GoogleDrive toimii samaan tapaan kuin yllä oleva. Samoin toimii myös Box ja moni muu, esimerkiksi Microsoftin SkyDrive. Lisäksi on olemassa puhtaita varmistuspalveluita, kuten Mozy.

On tietysti erittäin tärkeätä, että joku lähipiirissäsi tietää toiveesi säilyttää sukutiedot jälkipolville ja tuntee myös yhteystiedot, tunnukset ja salasanat näihin palveluihin. Meillä kotona tämä hoituu siten, että ylläpidän pitkää dokumenttia, jossa on kaikki tarvittavat tunnukset ja salasanat sekä niihin liittyvät kirjautumisohjeet. Tämän dokumentin tulostan määräajoin muutamille luottohenkilöille siltä varalta, että minulle sattuisi jotakin. Dokumentti ei sijaitse PC:llä tai läppärillä, joka on kytketty nettiin.

Yllä mainitut palvelut toimivat kaikki ”pilvessä” eli netissä, joten jos oma läppärisi tai PC:si sanoo sopimuksen irti, niin tiedot saa palautettua netistä siitä palvelusta, jonne olet ne tallentanut. Sinun pitää vain asentaa palvelun asiakasohjelma uudelle koneellesi ja kirjautua palveluun tunnuksillasi ja koneesi ja palvelun välinen synkronointi alkaa. Jonkin ajan päästä tiedot löytyvät taas koneeltasi.

Valistunut käyttäjä kyselee seuraavaksi, mitä tehdä, kun sukuohjelmisto tallentaa tiedot hakemistoon A, toinen käyttämäni ohjelma tallentaa hakemistoon B, mutta Google Drive onkin hakemistossa C. Pitääkö aina ensin kopioida A- ja B-hakemistot hakemistoon C, jotta ne tulisivat varmistetuiksi? Vastaus on kyllä ja ei. On olemassa lukuisia ilmaisohjelmia, joilla mainitut toimenpiteet voidaan automatisoida tehtäviksi esimerkiksi muutaman kerran päivässä tai harvemmin riippuen siitä, kuinka paljon muutoksia itse tekee ja kuinka tuoreen kopion haluaa varmistaa. Eli monenko tunnin työ on varaa menettää.

Esimerkkiohjelma, jolla synkronoinnin voi hoitaa, on FreeFileSync, jonka kotisivu löydät täältä. Samantapaisia on useita muitakin.

Mitkä tiedostot pitää varmistaa?

Yleispitävä sääntö on, että vain datatiedostot pitää varmistaa. Ei siis ohjelmia, koska ne pitää joka tapauksessa asentaa uudestaan uudelle koneelle. Ohjelmien asennus-CD/DVD-levyt olet tietysti pannut hyvään talteen, samoin kuin ohjelmien aktivointiavaimet, jotka olet saanut, kun ohjelmat ostit. Jos ostit ohjelmat netistä ja itse latasit asennustiedostot, niin ne pitää varmistaa. Tällöin useimmiten asennusavaimet tulevat sinulle sähköpostissa. Tulosta tai tallenna nämä sähköpostit ja lisäksi voit laittaa ne myös varmistushakemistoon.

Datatiedostoja on useita erilaisia, alla ei ole missään nimessä lueteltu kaikkia. Useimmiten tiedostot tunnistaa tiedostopäätteestä, esimerkiksi

• .doc, .docx tai .rtf Microsoft Word -dokumentti
• .xls tai .xlsx Microsoft Excel -dokumentti
• .txt tekstidokumentti
• .jpg, .gif, .bmp, .tif, .png - kuvatiedostoja on näiden lisäksi useita muita
• .ged GEDCOM-tiedosto eli siirtotiedosto, jota käytetään sukututkimusohjelmien välillä

Kaikki modernit sukututkimusohjelmat osaavat luoda GEDCOM-muotoa, ja suosittelen, että aina silloin tällöin teet omasta ohjelmastasi GEDCOM-tiedoston, jonka sijoitat varmistushakemistoon. Tämä sen takia, että voit jatkaa tutkimustasi jollain toisella sukututkimusohjelmalla, jos käyttämäsi ohjelma poistuu markkinoilta.

Miksi ei ulkoinen kovalevy tai muistitikku?

Omat kokemukseni sanovat ei. Minulla on ainakin neljä ulkoista levyä vuosien varrella sanonut sopimuksensa irti, eivätkä muistitikut ei ole paljoa varmempia. Lisäksi niitä on helppo hukata. Vaikka nykyään varmistan kaiken tärkeän ”pilveen”, käytän toki sekä tikkuja että ulkoisia levyjä. Levyjä on aina vähintään kaksi, ja niistä on varmistukset netin ulkopuolella. Jos toinen lakkaa toimimasta, se korvataan heti uudella levyllä, jonne siirretään kaikki, mikä on ehjällä levyllä.

Lisäksi voin mainita, että kuva-arkistomme, jossa on kymmeniä tuhansia kuvia, on vielä paremmin varmistettu. Se on kaikilla talouden koneilla, ja kaikilla talouden ulkoisilla levyillä. Aina kun kamera tyhjennetään, se tyhjennetään jokaiseen tallennuspaikkaan. Ehkä vainoharhaisuutta, mutta tämä on ollut jokusen kerran kuvien pelastus.

Vielä yksi tärkeä seikka huomioitavaksi. Älä säilytä kaikkia koneita ja kovalevyjä samassa paikassa! Jos taloasi/mökkiäsi kohtaa onnettomuus, vaikkapa tulipalo, niin kaikki tuhoutuu. Meillä on varmistuksia myös muissa paikoissa. Toki ne päivitetään harvemmin, mutta kuitenkin. Tämä on myös yksi hyvä syy hankkia varmistustilaa ”pilveen”.

Mitä tämä maksaa?

Oikeastaan hävyttömän vähän siihen nähden, minkä työn takana kerätty tieto on. Esimerkiksi pilvipalvelusta otan Google Driven, jossa saa 5 Gt tilaa ilmaiseksi, ja sen kasvattaminen 20 gigatavuun maksaa alle 3 € / kk. Hinta-tilasuhde vain paranee, mitä suuremman tilan ostaa. Ulkoisten kovalevyjen hinnat ovat myös laskeneet, nyt voi jo saada 1 teratavun levyn noin 100 eurolla, 1 teratavu on sama kun 1000 gigatavua.

Tähän loppuu pelottelu tällä kertaa.

Lasse Holm