Maailman digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen päivää World
Digital Preservation Day (WDPD) vietetään aina marraskuun ensimmäisenä
torstaina. Suomessa pitkäaikaissäilyttämisellä taataan esimerkiksi kirjastojen,
arkistojen, museoiden ja muiden muistiorganisaatioiden, kuten Suomen
Sukututkimusseuran, digitaalisten tietovarantojen säilyminen nyt ja
tulevaisuudessa.
Pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan digitaalisen
informaation säilyttämistä ymmärrettävänä ja käytettävänä useiden kymmenien ja
tulevien vuosisatojen ajan. Laitteet, ohjelmistot ja tiedostomuodot vanhenevat
ajan myötä, mutta näistä huolimatta sähköisten aineistojen ja tietovarantojen sisältämän
informaation täytyy säilyä. Luotettava pitkäaikaissäilyttäminen edellyttää
sisällöllistä, hallinnollista ja teknistä asiantuntemusta sekä sisältöjen
eheyden aktiivista valvontaa ja monenlaisiin riskeihin varautumista.
Seuran verkkopalveluiden ja verkkosivustojen käyttämät palvelintilat ovat jatkuvan varmuuskopioinnin piirissä osana niiden riskienhallintaa. Seura varmistaa verkkopalveluidensa tietoaineistojen ja sille luovutettujen digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämisen, jotta ne säilyvät käytettävinä myös tuleville sukupolville. Näin ollen Seuran palveluihin aineistoja luovuttavat ja niiden täydentämisessä mukana olevat vapaaehtoiset voivat luottaa siihen, että aineistot säilytetään ja niiden käyttö varmistetaan pitkälle tulevaisuuteen. Digitaalisen informaation säilyttämisestä Seuralla on kokemusta jo yli 25 vuoden ajalta. Suomalaisista kansallisista pitkäaikaissäilyttämisen palveluista esimerkiksi museoille ja kirjastoille voi lukea tarkemmin osoitteessa www.digitalpreservation.fi.
Yksittäisten sukututkijoiden kohdalla digitaalisten aineistojen hallinta ja säilytys on osa henkilökohtaista tiedonhallintaa ja pitkäaikaissäilytystä. Sukututkijoille tärkein toimenpide on luoda varmuuskopioita tiedostoistaan, esimerkiksi sukututkimusohjemaan syötetystä datasta. Varmuuskopioita tulisi ottaa tarpeeksi useita, mahdollisesti eri tallennusformaateille, kuten ulkoiselle kovalevylle, ja niitä tulisi säilyttää erillään omalla tietokoneella olevista alkuperäisistä tiedostoista. Sukututkimusaineistojen suositeltava tallennusformaatti on GEDCOM, joka on avoimen lähdekoodin formaatti datan tallentamiseen, säilyttämiseen ja siirtämiseen sukututkimusohjelmasta toiseen.
Sukututkijoidenkin on kuitenkin syytä muistaa, että pelkkä kertaalleen tapahtuva varmuuskopiointi ei riitä, vaan sen tulee olla jatkuvaa ja toistuvaa. Näin se on myös Seuran verkkopalveluiden tietovarantojen kohdalla. Aineistojen toimivuus on tarkistettava ja uusia varmuuskopioita on luotava säännöllisesti. Tiedostot voivat säilyä tallennusmuodosta riippuen käyttökuntoisena hyvinkin pitkään, jopa vuosikymmeniä, mutta huolimaton säilytys tai luonnollinen kuluminen saattavat tuhota digitaalisen kopionkin jo parissa vuodessa tai nopeammin. Sukututkimusdatan pitkäaikaissäilyttämisessä tulee ottaa huomioon myös vastuullinen henkilötietojen käsittely.
Mikko Kuitula
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti