Maailman digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen päivä

Kuva: Shutterstock

Tänään, marraskuun ensimmäisenä torstaipäivänä vietetään kansainvälistä Maailman digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen päivää. Digitaalisen kulttuuriperinnön säilyttäminen sukupolvelta toiselle on haaste arkistoille, kirjastoille ja museoille sekä muille muistiorganisaatioille, jotka toimivat digitaalisen tiedon tallentajina ja jotka ovat viime vuosina digitoineet aineistojaan vauhdilla. Yhä useammin tiedon elinkaari on nykyään täysin digitaalinen. Henkilökohtaisten aineistojen pitkäaikaissäilytys koskee myös sukututkijoita.

Pitkäaikaissäilytys tarkoittaa digitaalisen informaation säilyttämistä ymmärrettävänä ja käytettävänä useiden kymmenien ja tulevien vuosisatojen ajan. Laitteet, ohjelmistot ja tiedostomuodot vanhenevat ajan myötä, mutta näistä huolimatta itse informaation täytyy säilyä. Luotettava pitkäaikaissäilyttäminen edellyttää sisällöllistä, hallinnollista ja teknistä asiantuntemusta sekä sisältöjen eheyden aktiivista valvontaa ja monenlaisiin riskeihin varautumista. Tässä ovat keskeisessä asemassa metatiedot, jotka kuvailevat muun muassa aineiston sisällön, historian ja alkuperän sekä tiedot siitä, miten informaatiota voidaan käyttää.  Näin ollen digitaalinen pitkäaikaissäilytys onkin hyvin monitahoinen haaste, jossa voidaan onnistua vain laajalla yhteistyöllä.

Suomessa kulttuuriperinnön ja tutkimuksen aineistojen pitkäaikaisesta säilyvyydestä huolehditaan kansallisesti ja pääosin keskitetysti. Merkittävin kansallisten pitkäaikaissäilytyspalvelujen tarjoaja kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoille on opetus- ja kulttuuriministeriö. Niiden toteutuksesta vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Lisää tietoa kansallisista pitkäaikaissäilytyspalveluista löytyy osoitteesta www.digitalpreservation.fi.

Omien tärkeiden digitaalisten aineistojen hallinta ja säilytys on osa henkilökohtaista tiedonhallintaa ja pitkäaikaissäilytystä, ja tämä koskee olennaisella tavalla myös sukututkijoita. Sukututkijoille tärkein toimenpide on luoda varmuuskopioita tiedostoistaan, esimerkiksi sukututkimusohjemaan syötetystä datasta. Varmuuskopioita tulisi ottaa tarpeeksi useita, mahdollisesti eri tallennusformaateille, kuten ulkoiselle kovalevylle, ja niitä tulisi säilyttää erillään alkuperäisistä tiedostoista, jotka voivat sijaita esimerkiksi omalla tietokoneella.

Pelkkä kertaalleen tapahtuva varmuuskopiointi ei riitä, vaan sen tulee olla jatkuvaa ja toistuvaa. Lisäksi tulee säännöllisesti tarkistaa kopioiden toimivuus ja uusia varmuuskopiointi tarvittaessa. Tiedostot voivat säilyä tallennusmuodosta riippuen käyttökuntoisena hyvinkin pitkään, joka vuosikymmeniä, mutta huolimaton säilytys tai luonnollinen kuluminen saattavat tuhota digitaalisen kopionkin jo parissa vuodessa tai nopeammin. Sukututkimusdatan pitkäaikaissäilyttämisessä tulee ottaa huomioon myös vastuullinen henkilötietojen käsittely.

Mikko Kuitula