keskiviikko 19. toukokuuta 2010

Arkistopäivät Jyväskylässä

Suomen 8. Arkistopäivät pidettiin tiistaina ja keskiviikkona Jyväskylässä. Päivien järjestelyvastuussa olivat Jyväskylän maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen keskusarkisto. Arkistopäivät on arkistoammattilaisten neljän vuoden välein järjestettävä tapaaminen, jonka esitelmissä ja työryhmissä käsitellään arkistoalan ajankohtaisia asioita. Tällä kertaa teemana oli "Muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa".

Arkistopäivien useimmin mainitut käsitteet olivat "muutos" ja ja "sähköinen", mikä kertoo siitä, että millaisia aiheita päivien esitelmät käsittelivät. Julkishallinnossa on käynnissä suuri myllerrys, joka jättää jälkensä aikanaan päätearkistoihin päätyvään arkistoaineistoon. Tavoitteena on, että hallinto sen kaikilla tasoilla hoidetaan mahdollisimman pitkälle ilman paperia. Eri tahoilla suunnitellaan kiihtyvällä vauhdilla asianhallintajärjestelmiä, joiden avulla voidaan hallita laajoja tietovarantoja.

Arkistolaitos on sähköisessä asiakirjahallinnossa arkistolain mukaisesti panostanut aineiston pitkäaikaissäilytykseen eli siihen, että se voi vastaanottaa valtion viranomaisten synnyttämää täysin sähköistä ja pysyvästi säilytettäväksi määrättyä asiakirja-aineistoa. Arkistolaitos on toteuttanut pysyvästi säilytettävän aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA), joka kykenee ensi vuoden alkupuolella vastaanottamaan viranomaisten sähköistä arkistoaineistoa. Suunnitelmien mukaan kaikki valtion viranomaiset siirtyisivät vuoden 2015 alusta lähtien yksinomaan sähköiseen asiakirjahallintoon, mutta näyttää siltä, ettei kukaan todella usko tämän toteutuvan vielä silloin.

Myös pitkäaikaissäilytystä koskevat suunnitelmat ovat vielä kesken. Tätä nykyä ajatus kulkee suurin piirtein niin, että valtion viranomaisen asiakirja siirtyisi asianhallintajärjestelmästä arkistolaitoksen VAPAan sen jälkeen, kun asian käsittely on päättynyt. VAPAsta asiakirja siirtyisi pitkäaikaissäilytysjärjestelmään (PAS), josta edelleen varmuustallennuksena Kansalliseen Digitaaliseen Kirjastoon (KDK). Viimeksimainittuun tallentaisivat aineistoja muutkin kansallisen kulttuuriperinnön vaalimiseen osallistuvat muistiorganisaatiot kuin arkistot. Kansallista Digitaalista Kirjastoa ovat Kansallisarkiston rinnalla rakentamassa mm. Museovirasto ja Kansalliskirjasto.

Edellä kerrottu on vielä paljolti suunnitelmia, mutta Arkistopäivillä moneen kertaan mainittu muutos on nyt niin nopeaa, että jo lähivuosina suku- ja henkilöhistorian tutkijat asioivat joka päivä erilaisten sähköisten aineistojen kanssa. Arkistolaitoksen aineistojen kanssa työskenteleville tulevat jo vuoden 2011 alussa tutuiksi lyhenteet ASTIA ja VETUMA. ASTIAn eli asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmän avulla sukututkijat hakevat ja saavat käyttöönsä aineistoa arkistolaitoksen tietovarannoista, esimerkiksi Digitaaliarkistosta digitoituja kirkonkirjoja, tuomiokirjoja tai voudintilejä. Mikäli kyseessä on käyttörajoituksen alainen aineisto, sukututkija tekee käyttölupahakemuksen ja saatuaan myönteisen päätöksen tunnistautuu VETUMAlla eli Valtiokonttorin tuottamalla julkishallinon yhteisellä verkkotunnistamisen ja -maksamisen palvelulla ASTIAan tutkimaan käyttöönsä saamaa aineistoa.

Arkistopäivien päätteeksi pitämässään katsauksessa "Arkistolaitos 2010-luvulla" pääjohtaja Jussi Nuorteva toi korostetusti esille sen, että arkistolaitoksen ensisijainen tehtävä ei ole toimia asiakirjahallintoviranomaisena. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ovat osa suomalaista tutkimusinfrastruktuuria, joka tarkoituksena on varmistaa suomalaisen kulttuuriperinnön siirtyminen tuleville polville. Sukututkijat arkistolaitoksen suurimpana käyttäjäryhmänä hyödyntävät merkittävällä tavalla tätä tutkimuksen perusrakennetta.

P. T. Kuusiluoma

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti