Kauanko vastausta kirkkoherranvirastosta on kohtuullista odottaa?

Suomen Sukututkimusseura on antanut suosituksia siitä, kuinka kauan sukututkijan on kohtuullista odottaa vastausta todistustilaukseensa evankelisluterilaisen seurakunnan kirkkoherranvirastosta tai seurakuntayhtymän keskusrekisteristä. 

Seuran näkemyksen mukaan sukututkija voi edellyttää, että kirkkoherranvirastot ja keskusrekisterit lähtökohtaisesti noudattavat julkisuuslain 14.3 §:ssä säädettyjä toimitusaikoja tietojenluovutustilanteissa. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. sitä, että myös sukututkimusta varten tehty todistustilaus on käsiteltävä viivytyksettä, vaikka pyydettyjä tietoja ei ehkä voitaisikaan heti toimittaa. 

Näin kirkkoherranvirastossa voidaan heti havaita, että pyyntö on epätarkka tai se ei sisällä riittävää selvitystä tietojen käyttötarkoituksesta, sukututkijaa voidaan pyytää täydentämään tilaustaan. 

Suomen Sukututkimusseura katsoo, että sukututkijan tarvitsema yksittäinen ja vähän selvitystyötä vaativa tieto täytyy voida toimittaa tilaajalle julkisuuslain mukaisessa kahden viikon toimitusajassa. Jos sukututkimusta varten tehty todistustilaus edellyttää yksittäistä tietoa enemmän kirkonkirjojen tutkimusta, Seura pitää kolmen kuukauden toimistusaikaa ehdottomana kohtuullisen toimitusajan takarajana. 

Kolmen kuukauden toimitusaikaan on sisällyttävä se aika, joka kuluu, jos kirkkoherran- virasto tai keskusrekisteri ottaa yhteyttä elossa olevaan henkilöön ja tiedustelee haluaako tämä väestötietolain mukaisesti kieltää tietojensa luovut- tamisen sukututkimusta varten samoin kuin ao. henkilön vastauksen saamiseen kuluva aika. 

Seura katsoo, että yli kolmen kuukauden toimitusaika on perustuslain, julkisuuslain ja hallintolain nojalla sekä ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännön perusteella kohtuuttoman pitkä. Jo kuukauden päivät odotettuaan sukututkija voi aivan perustellusti tiedustella puhelimitse tai sähköpostitse tilauksensa käsittelyn tilaa. 

Mikäli sukututkija ei saa kolmen kuukauden kuluessa tilauksensa tekemisestä vastausta tiedusteluunsa tai pyytämiään tietoja, on syytä kehottaa kirkkoherraa toimimaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja toimittamaan tilatut tiedot enemmittä viivästyksittä. 

Hallintokantelulla vauhtia hidasteluun

Mikäli sukututkija ei tämänkään jälkeen saa mitään vastausta tiedusteluihinsa, Suomen Sukututkimusseura suosittelee tekemään hallintokantelun kirkkoherran valvontaviranomaiselle eli ao. tuomiokapituliin. Samoin on syytä toimia, jos kirkkoherranvirasto ilmoittaa, ettei se ota lainkaan tai toistaiseksi vastaan sukututkimusta varten tilattavia todistustilauksia tai muuten kieltäytyy antamasta pyydettyjä tietoja. 

Jos kirkkoherranvirasto ilmoittaa, että todistuksen toimittaminen tulee kestämään kauemmin kuin suositellut kolme kuukautta, voi sukututkija harkita, onko arvioitu toimitusaika hyväksyttävissä. Mikäli hän katsoo, että ilmoitettu toimitusaika on kohtuuttoman pitkä, on sellaisessakin tapauksessa syytä tehdä hallintokantelu. 

Jos kirkkoherranvirasto antaa sukututkimusta varten tehtyyn todistustilaukseen kielteisen päätöksen, on se aina annettava kirjallisesti ja siitä on käytävä ilmi päätöksen perustelut ja ne lainkohdat, joihin päätös nojaa. Lisäksi kielteiseen päätökseen on liitettävä muutoksenhakuohje. Mikäli kirkkoherranvirasto ei edes pyynnöstä anna muutoksenhaku- kelpoista päätöstä, on tällaisessakin tilanteessa syytä tehdähallintokantelu. 

Asianomaiselle tuomiokapitulille osoitettu hallintokantelu on vapaamuotoinen ilmoitus siitä, ettei kirkollinen väestörekisteriviranomainen kansalaisen käsityksen mukaan toimi lain edellyttämällä tavalla.

P. T. Kuusiluoma

Toiminnanjohtaja

Tulevaisuuden arkistoaineistot vakavan uhan edessä

Suomen Sukututkimusseuran hallitus päätti kokouksessaan 29.9.2018 antaa valtiovarainministeriölle lausunnon ns. tiedonhallintalain luonnoksesta. Seura tarkastelee lakiluonnosta nimenomaan arkistojen loppukäyttäjän eli tutkijan näkökulmasta ja pyrkii erityisesti pitämään silmällä sitä, millaisia julkishallinnon tuottamia arkistoaineistoja esitetyn lain nojalla tulevaisuuden suku- ja henkilöhistorian tutkijoilla olisi käytettävissään. Näköala tulevaisuuteen on lohduton.

Kenellä asiantuntemusta arkistoaineistojen arvonmääritykseen?

Suomen Sukututkimusseura pitää erityisen ongelmallisena lakiluonnoksen 33 §, jossa määritellään ne aineistot, jotka tulevaisuudessa kuuluisivat kansalliseen kulttuuriperintöön ja tulisivat siten viranomaisten arkistoista tallennetuiksi. Sellaisia olisivat viranomaisten keskeiset yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksentekoa sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kuvaavat olennaiset tietoaineistot. 

Myös sellaiset viranomaisten tietoaineistot voitaisiin arkistoida, jotka olennaisella tavalla kuvaavat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä tai niiden muutoksia tai niillä voi olla myöhempää oikeudellista merkitystä.

Edellä mainittuja viranomaisten tietoaineistoja voitaisiin arkistoida vain, jos jo etukäteen tiedetään, mikä aineistossa on olennaista tieteelliselle ja historialliselle tutkimukselle. Tämä tehtävä annettaisiin uudelle tiedonhallintalautakunnalle, jonka pitäisi kyetä kokonaisuudessaan eri näkökulmista arvioimaan ne tarpeet ja rajoitteet, jotka kutakin arkistoitavaksi haluttavaa tietoaineistoa koskevat. 

Suomen Sukututkimusseura suhtautuu hyvin epäillen siihen, olisiko tiedonhallintalautakunnalla riittävää osaamista tehdä näin laaja-alaisia, kauskantoisia ja monitahoisia päätöksiä ilman, että viranomaisten asiakirjojen arkistoimisen yksi tärkeimmistä tehtävistä — tätä päivää koskevien lähdeaineistojen säilyttäminen tulevaisuuden tutkimukselle — vaarantuu. 

Maamme keskeisintä arkistoviranomaista, Kansallisarkistoa tulisi tiedonhallintalaissa resursoida niin, että se tiedonhallintalautakunnan sijaan voisi hoitaa puheena olevat arkistoaineistojen arvonmääritykset. Kansallisarkiston neuvottelukunta, joka koostuu laajasta arkiston sidosryhmiä edustavasta asiantuntijajoukosta — sukututkijat mukaan lukien — olisi yhdessä arkiston omien asiantuntijoiden kanssa erinomainen ryhmä säilytyskriteerien määrittämiseen.

Lakiluonnoksen 33 § on ongelmallinen myös siitä syystä, että se liiaksi ohjaa arkistoaineistojen säilytyspäätöksiä. Ylipäätää lain tasolla ei tulisi määritellä kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia tietoaineistoja niin yksityiskohtaisesti kuin tiedonhallintalain luonnoksessa nyt tehdään. Sen mukaan pysyvään säilytykseen pääsisivät pääasiassa vain viranomaisten yhteiskunnallisia tehtäviä sekä niihin liittyvän toimivallan käyttöä kuvaavat aineistot. 

Liian ahtaasti määritelty kansallinen kulttuuriperintö

Suomen Sukututkimusseura pelkää, että tiedonhallintain luonnoksessa esitetty yksityiskohtainen määrittely kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvista tietoaineistoista johtaa viranomaisten arkistojen osalta sekä sisällölliseen että määrälliseen köyhtymiseen. Lakitekstissä muutenkin korostuu hävittäminen säilyttämisen kustannuksella. Lähdeaineistojen yksipuolistuminen ja oleellinen väheneminen ei voisi olla vaikuttamatta tieteellisen tutkimuksen tasoon. Akateemisella historiantutkimuksella olisi tulevaisuudessa käytössään lähinnä vain organisaatiohistoriaan kelpaavaa aineistoa.

Edellä mainittu kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien tietoaineistojen määritelmä uhkaa vakavasti myös muuta historiallista tutkimusta kuten suku- ja henkilöhistoriaa, paikallishistoriaa ja kotiseutututkimusta, joiden lähteet koostuvat nimenomaan luonnollisia henkilöitä koskevista aineistoista. Lakiluonnoksen perusteluissa edellytetään, että luonnollisia henkilöitä koskevien tietoaineistojen osalta erityisen tarkasti arvioidaan, miltä osin ne ovat olennaisia ja keskeisiä kuvaamaan viranomaisten päätöksentekoa ja sen täytäntöönpanoa. Luonnonvarakeskuksen lausunnossa huomautetaan asiasta osuvasti:

Yksilöitä koskevia päätöksiä ei pidetä arkistoinnin kannalta oleellisina, vaikka niistäkin voi muodostua yhteiskunnallista päätöksentekoa kuvaavia tietoaineistoja. Tällainen linjaus ja sen suppea tulkinta voivat johtaa siihen, että tietoja säilyy painotetusti vain poliittista ja organisaatiohistorian-, ei muunlaista, esimerkiksi sosiaali-, marginaali- ja arjen historiankirjoitusta varten. Lähteiden tuhoaminen kaventaa mahdollisuuksia esimerkiksi myös mikrohistorialliseen lähestymistapaan ja genealogian edellytyksiin.

Samalla kannalla on Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, joka omassa lausunnossaan toteaa, että tiedonhallintalaki muodostaisi vakavan uhan kansalliselle kulttuuriperinnölle, tutkimukselle ja kansalaisten oikeudelle omaan ja sukunsa historiaan: 

Tilastoaineistot eivät voi missään tapauksessa korvata varsinaisia asiakirjoja tai tietoaineistoja tutkimuksen lähteinä. Viranomaisille, jotka arkistointitarvetta arvioivat, ei voida asettaa velvollisuutta selvittää tilastoaineistojen olemassaoloa ja vertailla niiden kattavuutta, eikä heidän voida myöskään olettaa tuntevan niitä tutkimusmahdollisuuksia, joita heidän aineistonsa tarjoavat. Jos lakiluonnoksen ehdottamaa mallia olisi sovellettu aikaisemmin, meillä ei esimerkiksi olisi yksityiskohtaista arkistotietoa viime sodissa kaatuneista. Voisimme pelkästään todeta, että kaatuneita oli noin 95.000. Tällöin yksittäisen henkilöiden tekemät äärimmäiset uhraukset olisi tehty täysin näkymättömäksi jälkipolville.

Myös Turun yliopiston humanistisen tiedekunnan lausunnossa korostetaan sitä, että esitetty laki vaarantaisi yksilön historian ja kokemusten tutkimisen:

Tähän asti suomalainen tutkimus on voinut tukeutua yhtenäisin menetelmin koottuun, laajaan ja myös yksittäisen ihmisen historian ja kokemukset huomioon ottavaan arkistoaineistoon. Samalla humanistinen tutkimus on entistä määrätietoisemmin pyrkinyt antamaan äänen myös tavallisille ihmisille. Nykytutkimus korostaa, että on tärkeää saada kunkin ajan yhteiskunnallinen ja kulttuurinen menneisyys esiin kattavasti häviäjiä ja heikkoja unohtamatta.

Suomen Sukututkimusseura pitää lakiluonnoksessa vakavana puutteen myös siinä, että siitä on kokonaan jätetty pois muu kuin tutkimustarkoituksessa tapahtuva arkistojen käyttö. Kansalaiset käyttävät runsaasti viranomaisten arkistoja monenlaista tiedontarvetta tyydyttääkseen. Lakiluonnoksen pykälä 33 heikentäisi merkittävästi mm. tältä osin julkisuusperiaatteen toteutumista.

Vastaava huoli tulee esille myös yliopistonlehtori, YTT Pekka Henttosen (Tampereen yliopisto) lausunnosta:

Ylipäänsä ehdotuksen näkemys kulttuuriperinnön kannalta tärkeistä aineistoista on suorastaan vaarallinen. Tieteellisen historiantutkimuksen ohella arkistoja käytetään erittäin paljon myös sukututkimukseen sekä yleensä henkilökohtaisen ja paikallisen identiteetin rakentamiseen. Ehdotuksesta huokuu ajatus, että arkistoihin pitäisi puhtaan tilastollisen aineiston ohella jäädä tietoja vain merkittävien toimijoiden merkittävistä päätöksistä ja ”olennaisista” tapahtumista. Tämä ei vastaa lainkaan sen enempää yhteiskunnan kuin tutkimuksenkaan tarvetta.

Kuka kantaisi huolta kansallisesta kulttuuriperinnöstä?

Lakiluonnoksesta annettiin kaikkiaan 213 lausuntoa, joista ainoastaan kahdeksassa esitettiin syvällinen huoli tulevaisuuden historiantutkimuksen lähdeaineistoista. Suomen Sukututkimusseuran lisäksi lakiluonnoksen onnettomaan 33 § paneutuivat lausunnoissaan Kansallisarkisto, Museovirasto, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, Suomen Historiallinen Seura, Turun yliopiston humanistinen tiedekunta, Luonnonvarakeskus ja yliopistonlehtori, YTT Pekka Henttonen.

Toki aiheesta on kirjoitettu myös muualla. Professori Kirsi Vainio-Korhonen kysyi Turun yliopiston Suomen historian oppiaineen blogissa Lastuja Suomen historiasta ”Onko uusi tiedonhallintalaki uhka humanistiselle tutkimukselle?”  ja Tapio Onnela totesi Suomen humanistiverkko Agricolassa, että ”Esitys tiedonhallintalaiksi herättää tyrmistynyttä vastarintaa”. Myös syyskuun lopulla ilmestyneen Historiallisen Aikakauskirja pääkirjoituksessa asiaa sivuttiin.

Edellä mainituista ja muutamista muista kirjoituksista huolimatta herättää kummastusta, etteivät historiantutkijat ole nostaneet tämän suurempaa meteliä oman alansa toimintaedellytysten radikaalista rajoittamisesta tulevaisuudessa. Lakiesityksen luonnoksesta lausuminen suoraan lainvalmistelijalle on tuhannen taalan paikka vaikuttaa siihen, että kehno esitys muutetaan hyväksyttäväksi. 

Nyt on luotettava siihen, että lausuntojen laatu korvaa määrän. Kansallisarkiston perusteellinen ja huomattavaa erityisasiantuntemusta osoittava lausunto kiinnittää ansiokkaasti huomiota tiedonhallintalain luonnoksen suurimpaan epäkohtaa eli mitä arkistoaineistoja tulevaisuudessa tutkitaan:

Yksilöä koskevilla tiedoilla on suuri merkitys siinä, miten kuva yhteiskunnasta muodostuu ja miten tutkimuksen avulla pystytään arvioimaan aiempia ilmiöitä ja tapahtumia. Mikäli yksilöä koskevia arkaluonteisia tietoja ei olisi aikanaan arkistoitu, ei pystyttäisi esimerkiksi tutkimaan vuoden 1918 uhrien kohtaloita, eikä voitaisi todeta Suomessakin harjoitetun rotuoppia ja rotu-hygieniaa. Tuleville sukupolville jäisi käsitys vain siitä, mitä tämä aika on pitänyt oikeana ja hyvänä tapana toimia (toimintakertomukset, poliittiset linjaukset yms.). Tutkimuksen keinoin on kuitenkin pystyttävä arvioimaan myös sitä, miten yhteiskunta ja viranomaiset ovat kohdelleet heikompiosaisia.

Suomen Sukututkimusseran edunvalvontaan kuuluu suku- ja henkilöhistorian harrastajien toimintaedellytysten valvominen ja se kohdistuu yhtälailla tämän päivän kuin tulevaisuudenkin sukututkijoihin. Sukututkimusseura tulee tarkasti seuraamaan tiedonhallintalain valmistelua ja tarpeen mukaan tarttumaan siinä havaitsemiinsa epäkohtiin.

P. T. Kuusiluoma

Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtaja