Suomen Sukututkimusseura on antanut suosituksia siitä, kuinka kauan sukututkijan on kohtuullista odottaa vastausta todistustilaukseensa evankelisluterilaisen seurakunnan kirkkoherranvirastosta tai seurakuntayhtymän keskusrekisteristä.
Seuran näkemyksen mukaan sukututkija voi edellyttää, että kirkkoherranvirastot ja keskusrekisterit lähtökohtaisesti noudattavat julkisuuslain 14.3 §:ssä säädettyjä toimitusaikoja tietojenluovutustilanteissa. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. sitä, että myös sukututkimusta varten tehty todistustilaus on käsiteltävä viivytyksettä, vaikka pyydettyjä tietoja ei ehkä voitaisikaan heti toimittaa.
Näin kirkkoherranvirastossa voidaan heti havaita, että pyyntö on epätarkka tai se ei sisällä riittävää selvitystä tietojen käyttötarkoituksesta, sukututkijaa voidaan pyytää täydentämään tilaustaan.
Suomen Sukututkimusseura katsoo, että sukututkijan tarvitsema yksittäinen ja vähän selvitystyötä vaativa tieto täytyy voida toimittaa tilaajalle julkisuuslain mukaisessa kahden viikon toimitusajassa. Jos sukututkimusta varten tehty todistustilaus edellyttää yksittäistä tietoa enemmän kirkonkirjojen tutkimusta, Seura pitää kolmen kuukauden toimistusaikaa ehdottomana kohtuullisen toimitusajan takarajana.
Kolmen kuukauden toimitusaikaan on sisällyttävä se aika, joka kuluu, jos kirkkoherran- virasto tai keskusrekisteri ottaa yhteyttä elossa olevaan henkilöön ja tiedustelee haluaako tämä väestötietolain mukaisesti kieltää tietojensa luovut- tamisen sukututkimusta varten samoin kuin ao. henkilön vastauksen saamiseen kuluva aika.
Seura katsoo, että yli kolmen kuukauden toimitusaika on perustuslain, julkisuuslain ja hallintolain nojalla sekä ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännön perusteella kohtuuttoman pitkä. Jo kuukauden päivät odotettuaan sukututkija voi aivan perustellusti tiedustella puhelimitse tai sähköpostitse tilauksensa käsittelyn tilaa.
Mikäli sukututkija ei saa kolmen kuukauden kuluessa tilauksensa tekemisestä vastausta tiedusteluunsa tai pyytämiään tietoja, on syytä kehottaa kirkkoherraa toimimaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja toimittamaan tilatut tiedot enemmittä viivästyksittä.
Hallintokantelulla vauhtia hidasteluun
Mikäli sukututkija ei tämänkään jälkeen saa mitään vastausta tiedusteluihinsa, Suomen Sukututkimusseura suosittelee tekemään hallintokantelun kirkkoherran valvontaviranomaiselle eli ao. tuomiokapituliin. Samoin on syytä toimia, jos kirkkoherranvirasto ilmoittaa, ettei se ota lainkaan tai toistaiseksi vastaan sukututkimusta varten tilattavia todistustilauksia tai muuten kieltäytyy antamasta pyydettyjä tietoja.
Jos kirkkoherranvirasto ilmoittaa, että todistuksen toimittaminen tulee kestämään kauemmin kuin suositellut kolme kuukautta, voi sukututkija harkita, onko arvioitu toimitusaika hyväksyttävissä. Mikäli hän katsoo, että ilmoitettu toimitusaika on kohtuuttoman pitkä, on sellaisessakin tapauksessa syytä tehdä hallintokantelu.
Jos kirkkoherranvirasto antaa sukututkimusta varten tehtyyn todistustilaukseen kielteisen päätöksen, on se aina annettava kirjallisesti ja siitä on käytävä ilmi päätöksen perustelut ja ne lainkohdat, joihin päätös nojaa. Lisäksi kielteiseen päätökseen on liitettävä muutoksenhakuohje. Mikäli kirkkoherranvirasto ei edes pyynnöstä anna muutoksenhaku- kelpoista päätöstä, on tällaisessakin tilanteessa syytä tehdähallintokantelu.
Asianomaiselle tuomiokapitulille osoitettu hallintokantelu on vapaamuotoinen ilmoitus siitä, ettei kirkollinen väestörekisteriviranomainen kansalaisen käsityksen mukaan toimi lain edellyttämällä tavalla.
P. T. Kuusiluoma
Toiminnanjohtaja
